Tuntuuko, että asiat eivät tahdo edetä. Omat lupaukset ja hyvät aikomukset katoavat taivaan tuuliin, koska elämä tulee väliin. Päivän päätteeksi kannat huonoa omatuntoa. Kerron nyt julkisen salaisuuden. Hommien hoitaminen on lopulta niin yksinkertaista, että ihan hävettää.

Nimittäin tekee vaan. Niin helppoa se on. Suurin energiasyöppö tekemisen ja tekemättä jättämisen välissä on melkein tekeminen. Filosofian tohtori Frank Martela puhuu tästä kirjassaan Tahdonvoiman käyttöohje. Kirjoitan siitä myöhemmin lisää, mutta haluan jo nyt nostaa esille ajatukseen nivoutuvan mainion Yoda-sitaatin: ”Do or do not. There is no try”.

Maailma on pullollaan erilaisia metodeja, joilla pääsee alkuun. Poimin tähän muutaman simppelin kikan, jotka ovat ainakin minua auttaneet tiukan paikan tullen.

Pomodoro- tai kotoisammin tomaattitekniikka
Ideana on kerätä tomaatteja. Ansaitset tomaatin keskittymällä yhteen asiaan 25 minuuttia, jonka jälkeen voit pitää viiden minuutin tauon. Neljän tomaatin jälkeen on aika pidemmälle vartin tai puolen tunnin breikille.

Pirullisen nerokas ajanhallintametodi, joka vapauttaa mielen tekemään sitä mitä pitää ja antaa silti luppoaikaa myös häröilylle. Huomaan tämän toimivan itselläni parhaiten silloin, kun pitäisi aloittaa joku homma, jota on lykännyt syystä tai toisesta. Monesti on käynyt niin, että ensimmäisen tomaatin aikana koko tekniikka ehtii unohtua, kun olen jo uppoutunut työtehtävään. Parhaassa tapauksessa saanut sen myös hoidettua.

Pomodorosta löytyy erilaisia appeja älypuhelimille, mutta myös munakello toimii tähän tarkoitukseen.

Ivy Lee -metodi
Eletään vuotta 1918. Newyorkilainen laivanvarustaja ja teräspohatta Charles M. Schwab haluaa parantaa yhtiönsä tuottavuutta ja pyytää apua konsulttiguru ja PR:n uranuurtaja Ivy Leeltä. Lee ei pelkästään auta vaan antaa työlleen myös laatutakuun: ”Jos metodini toimii, lähetä haluamasi summa maksuksi kolmen kuukauden päästä”.

Ivy Lee tapaa vuorotellen jokaisen johtoportaan edustajan. Tapaamisiin kuluu vartti ja sinä aikana hän selittää toimintaohjeet:

  1. Kirjoita jokaisen päivän päätteeksi kuusi kaikkein tärkeintä asiaa, jotka sinun pitää saada huomenna aikaiseksi. Ei enempää eikä vähempää kuin 6 (kuusi).
  2. Laita asiat realistisesti tärkeysjärjestykseen. Ei haihattelua.
  3. Aloita aamulla listan tärkeimmästä tehtävästä. Työskentele niin kauan sen parissa, että saat sen hoidettua. Siirry vasta sitten seuraavaan.
  4. Työskentele samalla tavalla jokaisen listallasi olevan tehtävän kanssa. Siirrä tekemättömät tehtävät seuraavalle päivälle.
  5. Toista sama kuvio joka päivä.

Metodi toimi, koska se on riittävän yksinkertainen, pakottaa tekemään valintoja ja keskittymään yhteen asiaan kerrallaan. Se myös helpottaa työn aloittamista. Suurin ongelma asiassa kuin asiassa on yleensä lähteä liikkeelle. On sitten kyse juoksulenkistä, lauantaisiivouksesta tai työtehtävästä.

Tässä kohden voi tietenkin helposti ajatella, että kyllähän tuo toimi aikanaan, kun maailma oli paljon suoraviivaisempi. Nyt on niin kauheasti sähköpostia ja on palavereita ja on chattejä ja on sitä ja on tätä.

Väitän silti, että Ivy Leen metodi toimii yhtä lailla tänä päivänä, kuin se toimi sata vuotta sitten. Ihmisluonne ei ole juurikaan muuttunut ja se vaatii ihan yhtä paljon, ellei nykyään jopa enemmän, tehtävien priorisointia kuin 1900-luvun alussa.

Pilko, pilko, pilko
Tämän olen oppinut itseäni viisaammilta ja vanhemmilta kollegoilta. Homma hoituu siinä vaiheessa, kun sillä on

Etunimi + Sukunimi + Päivämäärä

Toisin sanoen vastuuhenkilö (yksi kpl)  ja aikataulu.

Tämä oppi tulee tarpeen etenkin silloin, kun tekemättömien asioiden listalla on kummitellut viikkokaupalla ympäripyöreät, mutta näennäisen yksinkertaisilta vaikuttavat tehtävät. Niiden hoitaminen voi olla esimerkiksi riippuvainen jonkun toisen aikatauluista, edellyttää valintoja tai vaatia opettelemaan jonkun uuden työkalun käytön. Hälytyskellojen pitäisi soida siinä vaiheessa, kun tehtävään liittyy isi-muodon tai passiivin käyttö: jonkun pitäisi, olisi hyvä saada, varataan aikaa.   

Niin pientä hommaa ei nimittäin olekaan, etteikö sitä kannata vastuuttaa ja aikatauluttaa. Sitä ennen on hyvä valita mitä tekee (Ivy Lee) ja sen jälkeen voikin keskittyä tekemään itse asian (Tomaatti).

Postauksen pääkuva on lainassa PBNSG:n sivuilta.